כשמדברים על עלות גיוס, רוב בעלי העסקים חושבים על מחיר המודעה: כמה עולה לפרסם משרה, כמה עולה קמפיין ממומן. אבל המודעה היא ההוצאה הקטנה בסיפור. היא פשוט היחידה שמגיעה עם חשבונית.

את שאר העלויות אף אחד לא רושם בהנהלת החשבונות. הן מתחבאות בשעות עבודה של האנשים היקרים בעסק, בלקוחות שמחכים על הקו, בצוות שסוחב עוד משמרת. וכשמחברים את הכול, מתברר שהפרסום היה דווקא החלק הזול ביותר בגיוס.

אז בלי לנקוב בסכומים, כי הם שונים מעסק לעסק, בואו נפרק את העלות האמיתית לחלקים. ההיגיון זהה בכל עסק, קטן כגדול.

העלות הגלויה: הפרסום

זו העלות שהכי קל למדוד, ולכן היא מקבלת את כל תשומת הלב. מודעת דרושים, קידום ממומן, אולי דמי תיווך לחברת השמה. יש מחיר, יש חשבונית, אפשר להשוות הצעות.

אבל דווקא בגלל שהיא מדידה, היא מטעה: נדמה שאם שולם על המודעה, שולם על הגיוס. בפועל, ברגע שהמודעה עולה לאוויר, ההוצאה האמיתית רק מתחילה.

הזמן של מי שממיין ומראיין

כל פנייה שנכנסת דורשת עיניים אנושיות. מישהו צריך לקרוא קורות חיים, לחזור טלפונית, לתאם ראיון, לשבת בראיון, ואז לעשות את הכול שוב עם המועמד הבא. ובעסק קטן, מי עושה את זה? בדרך כלל בעל העסק עצמו או העובד הבכיר ביותר: בדיוק האנשים שהשעה שלהם היא היקרה ביותר בעסק.

מודעה שמביאה הרבה פניות לא ממוינות לא חוסכת עבודה, היא מייצרת אותה. כל מועמד שמגיע לראיון ומתברר כלא מתאים בעליל שרף שעה כפולה: גם שלו וגם של המראיין. והשעות האלה לא חוזרות.

תקן ריק: העלות שאף אחד לא רואה

בזמן שהמיון מתנהל, התפקיד עומד ריק. וזו אולי העלות השקטה ביותר, כי אין לה חשבונית ואין לה תאריך. היא פשוט מטפטפת:

וככה גיוס איטי הופך לעוד גיוס: התקן הריק של היום מייצר את התקן הריק הבא.

• משמרות חסרות: מישהו מהצוות הקיים סוגר את החור, לפעמים בשעות נוספות, תמיד על חשבון משהו אחר שהיה אמור לקרות.
• לקוחות שמחכים: שירות איטי יותר, טלפונים שנענים מאוחר, הזדמנויות שמתפספסות בשקט בלי שאף אחד שם לב.
• שחיקת הצוות: העובדים שנשארו סופגים את העומס. ככל שהתקן ריק יותר זמן, כך גדל הסיכוי שגם הם יתחילו להסתכל החוצה.

העלות הכי יקרה: גיוס שגוי

עובד שהתקבל, עבר חפיפה, קיבל אמון, ועזב אחרי חודשיים. זה התרחיש היקר מכולם, כי בו משלמים על הכול פעמיים: שוב פרסום, שוב מיון, שוב ראיונות, שוב חפיפה.

ובדרך הצטברו עלויות שאין להן החזר. הזמן שהצוות השקיע בללמד מישהו שכבר לא כאן, הלקוחות שהתרגלו לפנים חדשות ועכשיו מתחילים מהתחלה, והתחושה בצוות שהדלת פה מסתובבת.

ברוב המקרים גיוס שגוי הוא לא כישלון של העובד. הוא כישלון של הסינון: מישהו התקבל כי היה זמין ונחמד בראיון, לא כי היה מתאים לתפקיד.

ההיגיון של מערך במקום מודעה

מודעה היא צינור פתוח: כל מי שרוצה פונה, וכל המיון קורה אחר כך, על הזמן היקר של העסק. מערך גיוס עובד הפוך, הוא מסנן מוקדם. דף משרה שמסביר בכנות מה התפקיד דורש גורם ללא מתאימים לוותר לבד, עוד לפני שפנו. שאלון קצר לפני שיחה מסנן שכבה נוספת. תיאום מסודר חוסך את ההלוך ושוב בטלפונים. וכשהראיון מגיע, הוא נערך רק עם מי שכבר עבר את כל השלבים שלפניו.

העיקרון פשוט: כל סינון מוקדם מוזיל את כל השלבים שאחריו. פחות פניות לא מתאימות, פחות שיחות מיותרות, פחות ראיונות שרופים, ופחות סיכוי לקבל מישהו רק כי התעייפנו מלחפש. מערכים כאלה בדיוק אני בונה ב-KAMAI לעסקים שמגייסים: דף משרה, סינון, תיאום, והפניות מגיעות לבעל העסק כשהן כבר ממוינות. אבל גם בלי לבנות שום דבר, אפשר להרוויח הרבה מההיגיון עצמו.

אז לפני שמוציאים שקל על פרסום, חמש שאלות ששוות יותר מכל מודעה:

• מי בדיוק האדם המתאים לתפקיד, ומה יגרום ללא מתאימים לוותר כבר בשלב המודעה?
• מי אצלנו ממיין את הפניות, וכמה שווה שעת עבודה של האדם הזה?
• מה קורה בעסק בכל שבוע שהתקן נשאר ריק, ומי סופג את זה בינתיים?
• האם אפשר לסנן לפני הראיון במקום אחריו, למשל בשאלון או בשיחה קצרה?
• איך נדע בתוך תקופת הניסיון אם הגיוס הצליח, ומה עושים אם לא?

המודעה היא הקצה של תהליך, לא התהליך עצמו. מי שעונה על חמש השאלות האלה לפני הפרסום מגלה שהגיוס הבא עולה פחות, נגמר מהר יותר, ומחזיק לאורך זמן. ואם נוח יותר שמישהו יבנה את המערך הזה בשבילכם, זה בדיוק מה שאני עושה. בואו נדבר.